Se a empresa não sabe quantos agentes tem, não tem como desligá-los

O registro mínimo de cada agente tem oito campos: nome e finalidade, processo que atende, dono nomeado, sistemas e dados acessados, escopo de ação e limites, data de criação, data de expiração e última revisão.

Desses, dono nomeado e data de expiração são os que mais faltam e os que mais valem. Agente sem dono vira órfão no primeiro trimestre: ninguém revisa, ninguém responde pelo erro e ninguém sabe se ainda é necessário.

Sem esses oito campos, o registro não sustenta decisão. Uma planilha com nomes e responsáveis genéricos (“equipe de dados”) é lista de intenções, não catálogo operacional.

O primeiro achado de qualquer inventário é a duplicidade: duas áreas construindo agentes que fazem a mesma coisa, com instruções diferentes e resultados divergentes. Ninguém planejou; cada área resolveu seu problema com o que tinha.

A duplicidade se revela da pior forma: quando um cliente recebe duas respostas incompatíveis para a mesma pergunta, uma de cada agente. Até lá, os dois conviviam em silêncio, cada um com seu dono e sua versão dos fatos.

O catálogo é o que permite ver a sobreposição antes do cliente. Revisar a lista por finalidade — e não por área — mostra em dez minutos onde dois agentes disputam a mesma tarefa.

Catálogo mantido em mutirão semestral está sempre seis meses atrasado. O registro precisa acontecer no momento da criação, quando todas as informações estão frescas e o dono ainda lembra por que o agente existe.

O gatilho natural é a concessão de credencial: sem entrada no catálogo, não há acesso. Amarrar as duas coisas resolve a manutenção por construção, porque ninguém cria agente sem credencial e ninguém consegue credencial sem registrar.

Esse desenho também resolve a identidade: cada agente passa a ter credencial própria, vinculada a um dono nomeado, em vez de compartilhar o login de uma pessoa — prática que destrói qualquer tentativa de auditoria posterior.

A revisão periódica do catálogo não é cerimônia de atualização de planilha. Cada revisão termina em uma de três decisões por agente: manter, ajustar escopo ou desativar.

Revisão que termina sem decisão é reunião. A data de expiração registrada na criação é o que força a questão: agente que expirou e ninguém renovou entra na pauta com a pergunta já formulada.

O desligamento é a parte que o catálogo viabiliza. Desativar um agente exige saber o que ele acessa, quem ele atende e quem herda a tarefa — e só o registro completo responde isso sem arqueologia.